Télétravail: comment pérenniser les avancées post-Coronavirus?

Chatbot RH au service du télétravail
Estelle Verani

Avant la pandémie de Coronavirus qui a touché l’ensemble de la planète, seulement 30% des salariés du secteur privé avaient recours au télétravail de manière régulière (Source: étude Malakoff Humanis). La crise sanitaire a fortement bouleversé les habitudes de travail des Français puisqu’une grande majorité de la population active qui pouvait exercer son emploi à distance s’est retrouvée forcée à télétravailler du jour au lendemain et pour une durée d’au moins trois mois.

Alors que le déconfinement est aujourd’hui bien avancé, que va-t-il advenir du télétravail et comment pérenniser au mieux les avancées réalisées durant cette période très particulière ?

Le COVID-19, accélérateur du télétravail

La crise a eu pour conséquence principale d’engendrer une démocratisation forcée et quasi-immédiate du télétravail dans toutes les entreprises ou cela était possible. Ainsi, 5 millions de salariés français ont fait l’expérience de ce mode de travail lors du confinement selon la ministre. Force est de constater que certaines entreprises étaient plus préparées que d’autres sur ce sujet et que celles qui avaient déjà une politique de télétravail ont eu beaucoup moins de mal à s’adapter à cette situation inédite.

Véritable casse-tête managérial pour certains, le travail décentralisé n’est pas adapté à tous les secteurs ou à tous les métiers. C’est le cas de Cleany, une start-up spécialisée dans le nettoyage de bureau et dont 90% des équipes sont sur le terrain. Pour ce qui est du reste de l’équipe, 20 personnes en présentiel au bureau, le CEO et co-fondateur avoue qu’il n’était “pas enclin du tout au télétravail, j’avais beaucoup d’appréhension ». Mais après un mois et demi de confinement, il a été « forcé de constater une meilleure efficacité en télétravail » et se dit désormais « beaucoup plus ouvert » à mettre en place davantage de télétravail au sein de Cleany.

Pour d’autres entreprises qui avaient déjà recours au télétravail avant la crise, ce mode de fonctionnement va désormais devenir la norme, comme c’est le cas pour PSA. Le groupe qui comptait 18 000 employés en télétravail avant le confinement et 38 000 pendant, a annoncé début mai vouloir faire du travail à distance la référence pour ses activités hors production, ce qui pourrait concerner près de 80 000 employés à travers le monde.

Selon un sondage CSA pour Malakoff Humanis, l’expérience du télétravail durant le confinement a largement conquis les Français puisque près de 60% des nouveaux télétravailleurs envisagent de “demander à pratiquer le télétravail après le confinement, de manière régulière ou ponctuelle”. Il faut dire que le télétravail présente de nombreux avantage pour les salariés qui limitent ainsi le temps perdu dans les transports, ont davantage de libertés quant au choix et à la localisation de leur habitation, autant d’éléments qui permettent de réduire le stress lié au travail.

On le voit, le COVID-19 a clairement été un accélérateur du changement en obligeant les entreprises à repenser leur organisation et leur process et à faire confiance à leur salariés pour travailler de manière efficace depuis la maison. Comment alors pérenniser ce mouvement de manière aussi efficace et sereine que possible?

Quels outils pour faciliter le télétravail?

Bon nombre d’entreprise ont réalisé lors du confinement que le télétravail ne s’improvise pas et qu’il est nécessaire de s’équiper d’outils adéquats afin d’aborder le travail à distance de manière sereine et efficace. Voici donc une liste non exhaustive de solutions qui peuvent s’avérer très utiles lorsque l’on adopte le mode remote.

Connexion internet et VPN

Il va de soi qu’une bonne connexion internet est la base afin de pouvoir travailler à distance dans de bonnes conditions. Mais au-delà de cette évidence, peu nombreux sont les salariés en télétravail à utiliser un VPN. Un Réseau Privé Virtuel a en effet comme principale fonction de sécuriser les données de l’entreprise en cryptant la connexion. Une sécurité non négligeable afin de protéger les données sensibles que toute entreprise ne souhaite pas voir divulguées au grand jour.

Centralisation et partage de documents

Lorsqu’on n’est pas au contact quotidien de ses collègues ou équipes, il est utile de centraliser les documents et de pouvoir les partager de manière aisée. La suite de Google, avec Google Docs, Sheets, Slides ou encore Google Drive, propose une variété d’outils très pratiques pour le travail à distance en cela que vous pouvez être connectés en même temps sur le même document et voir les modifications apportées en temps réel.

Pour ce qui est du partage de fichiers volumineux, WeTransfer permet d’envoyer des documents, des images ou des vidéos jusqu’à 2 Go. Quant à Dropbox, il permet de stocker et partager des fichiers via le cloud et votre capacité de stockage dépend de la version de l’outil que vous choisissez, gratuite ou payante. 

Visioconférence et messageries instantanées

La communication est essentielle lorsque l’on travaille à distance et les outils sont aujourd’hui nombreux pour faciliter le maintien du lien entre collègue et équipes. Citons notamment Zoom, Skype et Google Meet pour effectuer des réunions en visioconférence, tandis que Slack et Microsoft Teams sont certainement les outils de messagerie instantanée les plus répandus afin de permettre des interactions fluides entre collaborateurs en non-présentiel.

Gestion de projet

Là encore, deux poids lourds s’affrontent afin de faciliter la gestion de projets et le management de vos équipes: il s’agit de Trello et d’Asana. Inspiré par la méthode Kanban, Trello repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Quant à Asana, cet outil permet de travailler en équipe via de nombreuses fonctionnalités comme les espaces de projet, de travail, les tâches, notes et commentaires avec une mise à jour faite en temps réel.

L’assistant personnel RH, nouvel outil au service du télétravail

Relativement nouveau sur le marché, l’assistant personnel RH, aussi appelé chatbot RH, est un outil complémentaire qui peut s’avérer très utile pour le télétravail. En tant qu’outil automatisé, le chatbot RH est disponible 24h/24 et 7j/7 pour répondre aux interrogations des collaborateurs sur des questions habituellement orientées vers le service RH. En automatisant les réponses aux questions simples et redondantes, il leur libère ainsi du temps et leur permet de se concentrer sur des problèmes plus complexes. C’est la fonction première de cet outil, mais il ne se limite pas seulement à cela.

Ruza – c’est le petit nom du chatbot RH développé par Inbenta – peut en effet accomplir d’autres tâches telles que :

  • Maintenir le lien social avec ses collègues et avec l’entreprise. La brique “communication interne” permet en effet aux collaborateurs de recevoir les actualités de l’entreprise afin de se tenir informés des dernières news, tandis que la brique “social binder” peut contribuer à favoriser ou aider à maintenir le lien social en non présentiel via des pauses café virtuelles par exemple.
  • Favoriser la qualité de vie au travail via des notifications pour rappeler aux salariées en télétravail de prendre une pause, s’étirer et leur donner des conseils quant à leur posture et l’adaptation de leur poste de travail à la maison.
  • Servir d’assistant pour l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Si les embauches ont été nettement ralenties durant la crise, elles n’ont pas été totalement stoppées. Intégrer un nouvel employé lorsque tout le monde est en télétravail n’est pas chose aisée et Ruza permet de faciliter cette intégration en tant que soutien administratif ou encore qu’outil d’aide à la formation.
  • Prendre le poul des équipes via l’outil de sondage anonyme afin d’obtenir du feedback sur le télétravail par exemple où connaître l’état d’esprit des collaborateurs lorsque ces derniers sont en télétravail et ne viennent pas au bureau régulièrement.

Nous l’avons vu, la crise a fortement démocratisé le télétravail, à tel point que certaines entreprises envisagent aujourd’hui d’y avoir recours de manière généralisée. Cette nouvelle organisation ne remplacera pas le travail en présentiel au bureau, mais on peut imaginer que les employés de demain partageront leur temps entre bureau et télétravail. S’armer des bons outils est ainsi indispensable pour faire face à ce nouveau mode de travail et l’assistant personnel RH s’impose aujourd’hui de plus en plus comme une offre complémentaire aux outils digitaux “traditionnels” que nous avons évoqués plus haut.

Vous souhaitez en savoir plus sur le rôle que peut jouer un chatbot RH dans les entreprises d’aujourd’hui ? Notre avis d’expert sur le sujet vous intéressera sûrement !